Banyak perusahaan kini sudah menggunakan software payroll untuk memudahkan proses penggajian. Sebab penggajian karyawan yang umumnya tidak hanya terdiri dari gaji pokok saja, dapat memiliki perhitungan yang kompleks. Terlebih jika perusahaan mempunyai banyak karyawan, prosesnya bisa lebih lama. Lantas, bagaimana cara kerja software dan bagaimana bisa memudahkan proses penggajian ?

Memahami Payroll

Sebelum itu, anda perlu memahami apa sebenarnya payroll itu sendiri. Secara sederhana, payroll merupakan sistem penggajian karyawan. Pada proses pembayaran gaji karyawan tersebut, perusahaan yang menggunakan sistem payroll umumnya telah menentukan tanggal pencairannya. Yang mana sebagian besar ditetapkan pada akhir bulan, antara tanggal 25 sampai 30 setiap bulannya.

Sistem payroll akan menulis secara detail pembayaran yang dilakukan dalam slip gaji. Mulai dari gaji pokok, potongan pajak, iuran asuransi atau BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, bonus, insentif tambahan, tunjangan, sub total penghasilan kotor, serta gaji bersih (take home pay).

Cara Kerja Aplikasi Payroll

1. Pre-Payroll

Cara kerja sistem software payroll umumnya terbagi dalam tiga tahapan. Yang pertama adalah pre payroll, yaitu langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di suatu perusahaan. Umumnya kebijakan tersebut terkait dengan kehadiran karyawan, lembur karyawan, serta cuti dan tunjangan. Dan perusahaan juga perlu memperhatikan peraturan perundangan undangan terkait pajak.

Semua kebijakan tersebut nantinya akan disetujui oleh manajemen dan menjadi standar proses payroll di perusahaan. Setelah itu perusahaan akan mengumpulkan data, kemudian memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan tersebut. Pada tahap ini, semua karyawan akan didata agar nantinya dapat memperoleh pembayaran gaji sesuai standar yang ditentukan perusahaan.

2. Payroll

Setelah semua data pada tahap pre-payroll dikumpulkan dan divalidasi, maka data data ini dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Yang mana prosesnya menghasilkan pembayaran bersih yang telah disesuaikan dengan berbagai potongan. Untuk menghindari kesalahan, maka akan dilakukan pemeriksaan kembali dan verifikasi akurasi data.

3. Post-Payroll

Tahap ketika dalam cara kerja software payroll adalah pembayaran gaji ke rekening perusahaan. Untuk pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian tersebut, tim HRD akan bekerja sama dengan tim Finance. Nantinya pembayaran gaji akan dibarengi dengan distribusi slip gaji ke akun atau email masing masing karyawan.

Slip gaji tersebut menjadi bukti resmi bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban membayar gaji karyawan. Dan setelah pembayaran gaji dilakukan, pihak bank akan memberikan pernyataan kepada perusahaan. Pernyataan tersebut mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekeningnya, dan jumlah upah yang dibayarkan.

Ketiga cara kerja aplikasi payroll di atas dapat berlangsung secara otomatis setelah semua data yang diperlukan masuk ke dalam sistem. Sehingga setiap bulannya membayarkan gaji karyawan menjadi perihal yang mudah. Jika anda membutuhkan sistem payroll yang mumpuni, Sakura System adalah solusinya. Fiturnya yang lengkap dapat menjawab berbagai kebutuhan payroll perusahaan.